Manfaat Knowledge Management System

Knowledge Management System adalah sistem yang berfungsi sebagai pencarian, penyimpanan, pemindahan dan pemakaian data untuk pengetahuan. Tujuan dari penciptaan Knowledge Management system itu sendiri ialah untuk menurunkan tacit knowledge menjadi explicit knowledge yang digunakan untuk menyelesaikan masalah dengan pengetahuan yang tersimpan di sistem sesuai dengan prosedur suatu perusahaan atau organisasi. Tacit knowledge ialah pengetahuan yang dimiliki oleh seorang individu namun susah untuk ia di definisikan sedangkan Explicit knowledge adalah pengetahuan yang dimiliki oleh seorang individu dan dapat diterjemahkan ke dalam sebuah dokumentasi sehingga lebih mudah dipahami dan kaji.

Pengetahuan adalah aset yang sangat berharga bagi perusahaan. Semakin banyak pengetahuan yang dimiliki oleh individu atau karyawan dari sebuah perusahaan, akan membuat perusahaan tersebut menjadi semakin maju. Knowledge Management dapat membantu perusahaan untuk melakukan sharing pengetahuan seputar proses bisnis, masalah-masalah yang terjadi pada setiap unit kerja, hingga berbagi pengalaman tentang hal-hal di luar pekerjaan yang bermanfaat bagi pengembangan pengetahuan dari karyawan perusahaan.

Titik krusialnya adalah, di manakah pengetahuan perusahaan itu berada? Jawaban pastinya adalah dibenak masing-masing karyawan. Tanpa pengelolaan yang terencana, pengetahuan yang dimiliki tiap karyawan belum tentu menjadi pengetahuan perusahaan. Perusahaan yang ingin sukses tak mungkin lagi hanya mengandalkan kemampuan individu atau pengetahuan yang dimiliki unit kerja tertentu. Hasil terbaik hanya dapat diperoleh melalui kolaborasi antar individu, antar unit, antar fungsi dan antar disiplin knowledge, serta kerjasama yang lebih kreatif antar perspektif dan skill yang berbeda.

Hal buruk yang pasti terjadi bila pengetahuan tak terkelola dengan baik antara lain;

• Tiap karyawan baru harus belajar dari awal 
• Pengalaman karyawan lama tak bisa dijadikan pengalaman bagi karyawan baru 
• Banyak biaya dan tenaga yang dikeluarkan sekedar untuk pelatihan pada bidang yang telah dikuasai perusahaan. 
• Pengetahuan perusahaan tersebar di banyak tempat (termasuk yang di benak tiap-tiap karyawan). 
•  Kelangkaan personil yang memiliki kompetensi untuk dipersyaratkan mengisi jabatan strategis. 
• Karyawan yang memiliki pengetahuan sering mobile, sulit membagi pengetahuan pada rekan dan yuniornya.
• Knowledge loss, pengetahuan perusahaan pergi bersamaan dengan kepergian karyawan penguasa-penguasa pengetahuan.

Karyawan yang ideal di knowledge disebut knowledge worker, yakni karyawan yang bekerja menggunakan otak dan jiwa, bukan menggunakan tangan dan otot. Ada banyak ciri knowledge worker lainnya, antara lain;

• Melihat pekerjaan sebagai sumber kepuasan, tempat berkreasi dan berproduksi
• Aktivitas keseharian: mengakses, mengolah, menganalisa, menyimpan dan mentransfer data dan informasi 
• Peduli dengan segala hal yang berkait dengan bidang profesinya 
• Walau memiliki pendidikan yang tinggi, mereka tetap belajar secara fleksibel sepanjang hidup
• Menyukai, terbuka dan mudah menyesuaikan diri dengan ide-ide baru
• Berbagi pengetahuan secara bebas dan tak takut disaingi

Pentingnya menulis bagi tiap karyawan PLN. 

Menulis apa saja terutama menulis pengetahuan, pengalaman dan ide konsep yang ada di benak masing-masing. Menulis adalah satu cara utama merubah bentuk pengetahuan dari tacit knowledge menjadi explicit knowledge. Tacit knowledge adalah pengetahuan yang masih ada di benak kita, sedangkan expilicit knowledge adalah pengetahuan yang telah  berbentuk, bisa tertuang dalam sebuah artikel, buku panduan, video tutorial ataupun manual book.

Satu hal keunggulan explicit knowledge adalah, pengetahuan ini mudah disebarkan. Berbeda dengan tacit knowledge yang harus bertemu dan bertatap muka untuk bisa membagikan pengetahuan. Dengan bentuk explicit pengetahuan, pengalaman atau pemikiran kita bisa disebar dengan cara yang
gampang. Misal dengan email. Cukup klik sana klik sini, ratusan rekan kerja lain bisa  menerima kiriman pengetahuan kita. Cara yang lebih terkini adalah mengirim ke pusat penampungan pengetahuan (knowledge repositor y ), yang memungkinkan pengelompokan pengetahuan dan mudah  dicari oleh rekan kerja lainnya yang membutuhkan.

Share this post